Home Unificatie en best practices bij Cefetra

Unificatie en best practices bij Cefetra

Cefetra Group is onderdeel van BayWa Ag. BayWa is een toonaangevende internationale trading en services groep wiens activiteiten vooral gefocust zijn op de kernsegmenten van agricultuur. Cefetra realiseert al meer dan 120 jaar supply chains waarbinnen ze tegenwoordig meer dan 25 miljoen ton agrarische producten per jaar verschepen. Dit maakt ze tot een van Europa’s grootste agriservice supply en trade organisaties.

Hun globale handelsnetwerk wordt gemanaged vanuit 29 kantoren in 19 verschillende landen. Met hun sterke Europese aanwezigheid en grote marktaandeel is Cefetra in staat om vele aspecten van de agrarische supply chains te faciliteren. Om de handel in goederen via deze ketens te optimaliseren maakt Cefetra gebruik van data-analyses, waar ze grote hoeveelheden data voor verzamelen. Deze informatie willen ze gebruiken om zich als organisatie snel en efficiënt aan te passen aan de snel veranderende markt.

Het Doel

Cefetra Groep bestaat uit meerdere entiteiten met elk net iets andere activiteiten. Zo heeft de ene entiteit eigen silo’s om producten in op te slaan, terwijl andere dat niet hebben. Door deze kleine verschillen zijn de bedrijfsprocessen ook net iets anders. Doordat Cefetra hun procesarchitectuur niet duidelijk in kaart had was er weinig overzicht. Processen waren op allerlei verschillende plaatsen gedocumenteerd. Er werd geen standaard gehanteerd, waardoor de processen niet altijd voor anderen te begrijpen waren. Vaak was het de exacte verloop van het proces niet duidelijk. Dit bemoeilijkte het implementeren van best practises en zorgde ervoor dat de entiteiten hun eigen lijn volgden. Procesoptimalisatie en best practises moeten idealiter bedrijfsbreed gedragen worden om het maximale potentieel te behalen.

Verder was er behoefte aan een overzicht van de processen over de verschillende afdelingen heen. In de oude situatie werden de processen in bijvoorbeeld Visio en Excel vastgelegd en werden ze per afdeling gedocumenteerd.

Nimble’s aanpak

Het was van groot belang om de entiteiten binnen de organisatie te verenigen. Hiervoor zijn we met de verschillende teams aan de slag gegaan om de procesarchitectuur volgens dezelfde standaard (BPMN) te bouwen en in kaart te brengen. Om de teams de nodige vaardigheden bij te brengen, hebben we verschillende trainingen in Bizagi Modeller verzorgd. Ook leidden we de teams op om zelf process-based continuous improvement programma’s op te zetten en uit te voeren.

In Bizagi zijn processen vast te leggen volgens de BPMN-standaard. BPMN-processen zijn gemakkelijker te begrijpen en te lezen. Het is de standaard die wereldwijd wordt gehanteerd. Bovendien zijn BPMN-based processen uitvoerbaar. Hier kunnen online businessplatformen voor gerealiseerd worden. Ook kan in Bizagi alle documentatie rechtstreeks aan het proces worden gekoppeld. Dit maakt het mogelijk om risicoanalyses uit te voeren.

Een aantal entiteiten hebben de capaciteiten om naast het opbouwen van de procesarchitectuur ook direct het continuous improvement programma te draaien. Sommige entiteiten kiezen ervoor om eerst de current state te modelleren en zullen daarna bezig gaan met continuous improvement. Uiteindelijk moeten alle verschillende entiteiten van elkaar leren om zo Cefetra-wijde best practises te implementeren.

Het bouwen van de business process architecture gebeurt nu op basis van end-to-end (E2E), zoals hire-to-retire en invoice-to-cash. Ieder proces is in de grootste zin van het begin- tot het eindpunt in kaart gebracht. Daarbij komt dat deze end-to-end processen op te delen zijn in business processen. Ook deze zijn belangrijk om te in kaart te brengen. Samen met de teams kijken we welke lagen we in de E2E-processen kunnen aanbrengen.

Onze resultaten

Het resultaat van dit eerste onderdeel is een kwalitatief sterke process architecture die gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld het continuous improvement programma. Ook zijn er toepassingen voor onder andere werkinstructies, kwaliteitsaudits en best practises. Het resultaat van de trainingen en werkzaamheden is dat Cefetra in enkele oogopslagen kan identificeren waar in het proces extra waarde toegevoegd kan worden. Aan de hand van een ease/impact-matrix is het mogelijk om snel te bepalen welke optimalisaties gemakkelijk te implementeren zijn en toch een grote impact op de efficiëntie van de organisatie hebben. Dit noemen we het zogenaamde low-hanging fruit.

De documentatie gaat nu op basis van end-to-end processen. Deze E2E-processen gaan over afdelingen heen. Omdat de processen in kaart gebracht zijn aan de hand van de BPMN-standaard zijn deze gemakkelijk te ontwikkelen in Bizagi Studio als een vorm van continuous improvement. Dit is een groot voordeel voor de toekomstbestendigheid van de procesarchitectuur. Een andere bijkomstigheid hiervan is dat het voor Cefetra nu mogelijk is om risk audits uit te voeren op hun processen. Door de overzichtelijke grafische representatie van de processen zien ze snel waar de risico’s liggen en hoe ze die kunnen beheren.