Over Van der Veen & Kromhout
Van der Veen & Kromhout is een accountancy en adviesbureau gevestigd in Gorredijk met meer dan 45 jaar ervaring. Met een team van meer dan 125 enthousiaste accountants en adviseurs die bedrijven willen helpen met het realiseren van hun doelen en plannen. Van der Veen & Kromhout levert onder andere advies op het gebied van financiën en IT, jaarrekeningcontroles, boekhouding en bedrijfswaarderingen.
Uitdaging
Binnen Van der Veen & Kromhout worden veel PDF-bestanden verstuurd en opgeslagen. Deze bestanden moeten worden gecontroleerd en klantgegevens moeten worden geverifieerd om uiteindelijk het Van der Veen & Kromhout watermerk te kunnen plaatsen op elk PDF-bestand. Dit proces voor het plaatsen van watermerk ziet er als volgt uit.
Het type PDF-bestand controleren
Het passende watermerk vinden voor dit type bestand
Klantinformatie checken (klantnummer, KVK nummer en het jaartal)
Controleren of deze informatie al in de database staat
Zo ja, voeg het passende watermerk toe aan dit bestand
Zet het bewerkte bestand in de eindfolder
Herhaal voor alle bestanden
Deze set van handelingen werd met behulp van een softwarepakket uitgevoerd. Het contract voor dit softwarepakket werd echter wegens een intern misverstand bij de leverancier opgezegd. Om deze reden had Van der Veen en Kromhout op korte duur een oplossing nodig om dit proces van PDF’s controleren en verifiëren te kunnen blijven doorlopen. Nimble is daarom vlot aan de slag gegaan met het creëren van een oplossing die deze problemen aanpakt.
Oplossing
De eerste aanpak die te binnen schoot was het creëren van een oplossing op het gebied van Robotic Process Automation (RPA). Het creëren van een RPA-programma kan echter vrij tijdsintensief zijn, waardoor het lastig zou worden om in het korte tijdsbestek een oplossing te realiseren. Om deze reden heeft Nimble ervoor gekozen om een script te ontwikkelen die dit gehele proces automatisch doorloopt.
Onze oplossing is een geautomatiseerd computerprogramma, gerealiseerd met behulp van Python en ReGex, die alle taken binnen het proces uit handen neemt. Dit programma kan per PDF het type bestand controleren, klantinformatie checken, watermerken toevoegen en dit tot slot in de juiste folder zetten.
Resultaat
Het programma dat Nimble in korte tijd heeft gecreëerd, heeft ervoor kunnen zorgen dat het proces compleet automatisch kon worden uitgevoerd totdat het misverstand over het softwarepakket was opgelost.
