OnderhoudNL's resultaten
Over OnderhoudNL
OnderhoudNL is een vereniging van vak experts die zich richten op het onderhoud van vastgoed. De 1.700 leden variëren van zelfstandige professionals tot kleine en middelgrote bedrijven, en zijn dagelijks actief met activiteiten zoals schilderen, glaszetten, renoveren, restaureren, isoleren en het conserveren van industrieel metaal. Met een sterk team, zetten ze zich in voor het behoud en de verduurzaming van de bebouwde omgeving in Nederland.
Uitdaging
OnderhoudNL streeft naar een toekomst waarin digitaal werken centraal staat, met als doel processen te vereenvoudigen, samenwerking te verbeteren en meer structuur te creëren. Een belangrijk aspect van deze omslag is het anders omgaan met documentopslag.
Voorheen werd documentopslag bij OnderhoudNL op een gefragmenteerde manier aangepakt, waarbij bestanden verspreid stonden op lokale servers en in de cloud. Dit leidde tot inefficiënties en uitdagingen op het gebied van toegankelijkheid en veiligheid. De wens ontstond om deze werkwijze te centraliseren en volledig over te stappen naar de cloud, zodat medewerkers op een veilige en toegankelijke manier kunnen samenwerken. Naast deze technische verandering was het noodzakelijk om heldere werkafspraken te maken die voor iedereen in de organisatie begrijpelijk en praktisch toepasbaar zijn. Dit zou zorgen voor meer rust en structuur.
Echter, een bijkomend knelpunt was het gebrek aan eigenaarschap over de IT-processen, wat de overgang naar deze nieuwe werkwijze vertraagde. Het aanstellen van duidelijke verantwoordelijken is dan ook een cruciale stap in deze digitale transformatie.
Oplossing
Om de uitdaging te overwinnen, hebben we een driestappenplan uitgevoerd. Voorafgaand is een werkgroep opgericht om de transitie vanuit de interne organisatie vorm te geven en te begeleiden. Dit team bestond uit mensen met verschillende kennisniveaus en expertises waardoor het een goede representatie van de gehele organisatie vormde.
De eerste fase was gericht op het inventariseren van de bestaande werkprocessen door tien medewerkers uit verschillende hoeken van de organisatie te interviewen. Iedereen gebruikte de IT-systemen op een eigen manier, met uiteenlopende werkwijzen, waardoor er geen eenduidige aanpak was. Dit leidde tot problemen met het terugvinden van informatie en een gebrek aan synergie binnen de organisatie. Tijdens deze gesprekken creëerden we ook draagvlak en bewustwording voor de veranderingen binnen de organisatie.
Na het analyseren van de gesprekken kwamen we, in de tweede fase, tot de conclusie om een eenvoudige en krachtige basis neer te zetten met de applicaties van Microsoft. Deze fase richtte zich op de overgang naar een toekomstbestendige en uniforme werkwijze. We leidden de medewerkers door het Microsoft 365 landschap, een essentiële stap om hun betrokkenheid en acceptatie van de nieuwe systemen te verzekeren. Het team selecteerde vervolgens vier applicaties om te implementeren en stelde duidelijke richtlijnen op om deze effectief te integreren. Onder ons motto ‘fun makes it run’ nodigden we striptekenaar Herman Roozen uit, die enkele humoristische tekeningen maakte. Dit voegde een luchtig, maar verscherpend, element toe aan deze sessie. Op 1 januari hebben we de fysieke servers uitgeschakeld en is OnderhoudNL volledig overgegaan naar de cloud.
De derde en laatste fase was bedoeld om de adoptie van Microsoft 365 zo soepel mogelijk te laten verlopen. Omdat de kennisniveaus binnen het team sterk varieerden, hebben we basisopleidingen aangeboden die ervoor zorgden dat alle medewerkers over dezelfde basisinformatie zouden beschikken om uniform met Microsoft 365 te werken. Om blijvend resultaat te boeken, gaan we de komende tijd door met audits. Op 4 juni zijn we gestart met de eerste audit, hierbij hebben we dezelfde medewerkers opnieuw geïnterviewd om de voortgang te meten en ervoor te zorgen dat de cultuurverandering wordt omarmd. Deze audits zullen de komende tijd vaker plaatsvinden, zodat we duurzaam resultaat kunnen waarborgen. Dit is cruciaal, omdat mensen vaak geneigd zijn terug te vallen in oude gewoontes, en een eenmalige instructie meestal niet voldoende is om blijvende veranderingen te realiseren.
Resultaat
OnderhoudNL heeft nu een eigen betrokken Team Digitaal dat breed op de hoogte is van de doelstellingen, het plan, de uitdagingen en de oplossingen. Team Digitaal is tijdens dit project opgericht en neemt intern de verantwoordelijkheid voor alle IT-gerelateerde activiteiten. Een mooi voorbeeld van betrokkenheid en eigenaarschap. Deze aanpak beviel OnderhoudNL zo goed dat ze besloten dit team als een permanent onderdeel van de organisatie te behouden.
Als eerste stap in de richting van duurzame digitalisering heeft OnderhoudNL volledig de overstap naar de cloud gemaakt voor bestandsopslag. Ze vertrouwen nu op Microsoft 365 en van de fysieke server is afscheid genomen. Hiermee hebben ze een belangrijke stap gezet in veiligheid van bedrijfsinformatie en efficiëntie in de samenwerking tussen medewerkers én leden. De overstap naar de cloud is nog maar het begin van de digitalisering binnen OnderhoudNL.
In de oude situatie werden af en toe specifieke trainingen gevolgd. Nu is het hele pakket omarmd en hebben we alle medewerkers een basistraining in het werken met Teams gegeven, waardoor ze over dezelfde basiskennis beschikken. Mede hierdoor is de overgang naar Microsoft 365 soepel verlopen en kunnen medewerkers effectief samenwerken met de nieuwe tools.
Na de implementatie hebben we dezelfde mensen opnieuw geïnterviewd. Uit deze interviews bleek dat medewerkers, die aanvankelijk onbekend waren met de veranderingen, deze uiteindelijk als positief hebben ervaren. De begeleiding vanuit Team Digitaal speelde hierbij een grote rol en werd zeer gewaardeerd. Team Digitaal bestaat uit interne collega’s, wat de adoptie van het nieuwe beleid aanzienlijk heeft bevorderd. Medewerkers vinden het ideaal om nu samen in bestanden te kunnen werken; Teams, Planner en SharePoint worden veel gebruikt. Daarnaast waarderen ze de mogelijkheid om zelf alles in te richten naar een omgeving die voor iedereen persoonlijk goed werkt.
Dankzij deze succesvolle transitie naar de cloud is OnderhoudNL klaar voor de toekomst, met Team Digitaal en de juiste tools om efficiënt en effectief te werken.
