RPA (ofwel Robotic Process Automation) is een technologie die robots gebruikt om herhaaldelijke handelingen te automatiseren. Met behulp van RPA kun jij efficiënter werken, kans op fouten minimaliseren en meer tijd focussen op waardevollere en uitdagendere opdrachten.

Nadelen van handmatig verwerken

Des te meer documenten binnenkomen en eruit gaan, des te hoger de werkdruk. Hoe hoger de werkdruk, hoe hoger de kans op het maken van fouten. Het maken van typefouten, verkeerd interpreteren van data of vergeten van bepaalde handelingen is menselijk, maar het kan leiden tot serieuze gevolgen. Denk hierbij aan vertraging, ontevreden klanten of in sommige gevallen financiële schade.

Ook is het handmatig verwerken van deze documenten helaas niet goed schaalbaar. Als het aantal binnenkomende en uitgaande documenten stijgt is het moeilijk om de werklast bij te houden en kan het noodzakelijk zijn om hiervoor extra personeel in te zetten.

Waarom RPA?

RPA kan dit gehele proces voor jou echter versnellen en vereenvoudigen. Voor binnenkomende en uitgaande documenten kunnen robots voor jou documenten scannen en herkennen, informatie extraheren en versturen en data invoeren in de juiste databases. Alle handelingen worden voor je uit handen genomen.

Doordat robots vaste patronen volgen en niet afwijken van dit proces wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd. Omdat de taken altijd op dezelfde manier worden uitgevoerd, is er ook meer duidelijkheid en overzichtelijkheid in het proces. Alle handelingen worden op een gelijkmatige wijze uitgevoerd, hierdoor is er geen mogelijkheid voor onderlinge onduidelijkheid of misinterpretatie.

Het inzetten van RPA kan ook leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door het gebruiken van robots zijn er minder middelen en personeelsleden nodig om dit proces uit te voeren. Hierdoor kan het personeel ook meer tijd besteden aan andere taken met meer toegevoegde waarde.

RPA in de praktijk

Bij binnenkomende documenten kan met behulp van RPA kunnen documenten automatisch worden geclassificeerd en gesorteerd op basis van verschillende criteria, zoals: afzender, type document of datum. Deze functie kan de tijd en moeite die nodig is om de documenten manueel te sorteren en organiseren flink verminderen.

Robots kunnen ook gegevens uit documenten herkennen, uitzoeken en daarna plaatsen in een database. Denk bijvoorbeeld aan een factuur, hier is het bijvoorbeeld belangrijk om het klantnummer, KvK nummer en het jaartal duidelijk op te slaan. Een robot kan voor jou deze gegevens uit een document opsporen, kopiëren en daarna in het juiste bestand stoppen. Naast het herkennen en invoeren van de juiste gegevens kunnen robots ook checken op foutieve of ontbrekende informatie.

Voor uitgaande documenten kan RPA je helpen met behulp van documentgeneratie. In plaats van tijd en moeite steken in het handmatig creëren en opstellen van bijvoorbeeld facturen of offertes, kun je dit laten automatiseren. De hiervoor benodigde gegevens kunnen uit bestanden worden geplukt en daarna in een automatisch gegenereerd document worden samengevoegd.

Nadat een document automatisch is gegenereerd en door de validatiecheck is gekomen kan het worden verzonden. De robot kan dit zelf regelen door bijvoorbeeld het juiste e-mailadres van een ontvanger te extraheren uit het CRM-systeem en daarna te plakken in de adresbalk van een e-mail concept.

Het proces wat de robot doorloopt voor deze taken kan ook gemakkelijk worden gemonitord. Denk hierbij aan het inzichtelijk maken van verwerkingstijden, aantal verwerkte documenten, typen documenten en het aantal fouten en/of uitzonderingen. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om het document verwerkingsproces weer verder te optimaliseren.

Het opstellen van een contract is een tijdrovende en vaak complexe taak. Er zijn tal van factoren binnen een contract waar rekening mee dient te worden gehouden. Zo kun je denken aan inhoudelijke zaken die afgestemd dienen te worden op het bedrijf en de medewerker, maar ook juridische zaken.

Duidelijkheid en nauwkeurigheid

Het is daarom belangrijk dat een contract duidelijk en nauwkeurig is, om eventuele geschillen in de toekomst te voorkomen. Met technologieën als low-code en Robotic Process Automation (RPA) en Business Process Model and Notation (BPMN) kan dit worden gerealiseerd, zonder in te leveren op kwaliteit of snelheid. 

Low-code applicatie voor het opstellen van een contract

Low-code is een ontwikkelmethode waarmee applicaties kunnen worden geschreven met zo min mogelijk handgeschreven code. In plaats van complexe programmeertalen wordt gebruik gemaakt van visuele elementen waardoor een applicatie snel en eenvoudig kan worden ontwikkeld. Dit kan erg handig zijn voor het opstellen van een contract om het aan te passen voor specifieke wensen en vereisten van beide partijen. 

Een low-code platform biedt standaard sjablonen voor veel voorkomende contracten, zoals een arbeidsovereenkomst, huurovereenkomst en verkoopovereenkomst. Deze sjablonen kunnen worden aangepast naar specifieke zaken voor ieder contract door bepaalde velden te wijzigen en voorwaarden aan te passen. Hierdoor kan een contract veel sneller worden opgesteld, dan wanneer het handmatig wordt opgemaakt. 

Lees meer over de low-code oplossingen van Nimble

Robotic process automation / RPA inzetten voor het samenstellen van contracten

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die steeds meer wordt toegepast in diverse bedrijfstakken, zoals administratie en finance, om de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Eén van de toepassingsgebieden van RPA is het opstellen van contracten.

Contracten zijn vaak complexe juridische documenten die twee partijen verbinden aan bepaalde voorwaarden en verplichtingen. Het opstellen van contracten is vaak een tijdrovend en complex proces, dat veel menselijke inspanning vereist, waardoor foutgevoeligheid steeds meer aanwezig is. Het proces begint met het verzamelen van de juiste informatie, het formuleren van de voorwaarden en het opstellen van de definitieve versie van het contract. Vervolgens moet het contract worden beoordeeld en goedgekeurd door alle betrokken partijen voordat het kan worden ondertekend.

RPA kan worden ingezet om dit proces te automatiseren en te versnellen. Een RPA-systeem kan geprogrammeerd worden om specifieke taken uit te voeren, zoals het verzamelen van de benodigde informatie en het opstellen van de conceptversie van het contract. Het systeem kan ook worden geconfigureerd om de verschillende versies van het contract te beoordelen en goed te keuren, en om de uiteindelijke versie van het contract te ondertekenen.

Lees meer over RPA door Nimble

BPMN inzetten voor het samenstellen van contracten

Business Process Model and Notation (BPMN) is een modelleertaal die wordt gebruikt om zakelijke processen te visualiseren en te documenteren. BPMN wordt vaak gebruikt door bedrijven om processen te analyseren, verbeteren en automatiseren. Het kan echter ook worden gebruikt voor andere doeleinden, zoals het opstellen van juridische contracten. Nimble is gespecialiseerd in het inzetten van low-code en BPMN oplossingen voor medewerkers op de administratie en finance afdeling. 

Het afhandelen van ziekmeldingen is een belangrijk onderdeel van de administratie en finance afdelingen van bedrijven. Het is essentieel om snel en nauwkeurig te kunnen reageren op ziekmeldingen van werknemers, om ervoor te zorgen dat de juiste stappen worden genomen en dat de loonadministratie correct wordt bijgehouden. Nimble helpt bedrijven om ziekmeldingen te stroomlijnen binnen administratieve processen.

Ziekmeldingen automatisch doorgeven naar de juiste afdeling met low-code

Bij het afhandelen van ziekmeldingen kunnen low-code oplossingen van Nimble bijvoorbeeld worden ingezet om het proces van het doorgeven van de ziekmelding te automatiseren. Wanneer een werknemer zich ziek meldt, kan deze informatie automatisch worden doorgestuurd naar de juiste personen binnen de organisatie, bijvoorbeeld naar de HR-afdeling en de afdeling finance.

Loonadministratie verwerken met een Nimble applicatie

Vervolgens kan de Nimble applicatie de benodigde acties automatisch uitvoeren, zoals het bijwerken van de loonadministratie en het versturen van berichten naar de betreffende personen.

Naast het verbeteren van de efficiëntie en het stroomlijnen van processen, kan het gebruik van low-code oplossingen ook bijdragen aan de veiligheid en beveiliging van gevoelige informatie.

Ziekmelding gaat automatisch naar de juiste persoon
Acties automatisch laten uitvoeren
Veiligheid van gevoelige informatie

Lees meer over low-code oplossingen door Nimble

RPA is een innovatieve oplossing die afgelopen jaren steeds populairder is geworden op administratie en finance afdelingen binnen bedrijven. RPA kan namelijk processen versnellen en automatiseren. Salarisverwerking is een herhalende taak en daarom perfect om RPA op toe passen.

De traditionele manier van salarisverwerking is een handmatige uitvoering. Dit kost veel tijd en energie. Daarnaast brengt het foutgevoeligheid met zich mee. Met de RPA-oplossingen van Nimble kan het proces worden geautomatiseerd, waardoor het nauwkeuriger, sneller en kostenefficiënter wordt. Het is belangrijk op te merken dat RPA niet bedoeld is om menselijke arbeid te vervangen, maar om medewerkers te ondersteunen en hun werk eenvoudiger te maken.

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van RPA voor salarisverwerking is dat het de nauwkeurigheid van de gegevens verbetert.

RPA-bots kunnen gegevens uit verschillende bronnen automatisch verzamelen en verwerken, wat resulteert in een snellere en efficiëntere salarisverwerking.

Bovendien biedt het gebruik van Robotic Process Automation ook aanzienlijke kostenbesparingen. Door het automatiseren van routinetaken en processen, wordt de noodzaak voor extra personeel verminderd. Hierdoor kunnen bedrijven hun budgetten beter beheren en geld besparen op arbeidskosten.

Nauwkeurig
 Snelle verwerking
Kostenbesparing

Lees meer over de RPA oplossingen van Nimble of neem contact op

In een tijd waarin digitalisering en efficiëntie centraal staan, heeft het idee van papierloos werken significante veranderingen geïntroduceerd in de zakelijke wereld. Met de opkomst van geavanceerde digitale business platforms hebben organisaties de mogelijkheid om afscheid te nemen van stapels papieren documenten en handmatige processen, en door te ontwikkelen naar een gestroomlijnde en duurzame werkomgeving.

Waarom een digitaal business platform?

Een digitaal business platform biedt een alles-in-één oplossing voor diverse operationele aspecten, zoals communicatie, samenwerking, documentbeheer en workflow automatisering. Door documenten en informatie digitaal op te slaan en te delen, wordt niet alleen de last van fysiek papierwerk verminderd, maar worden ook de mogelijkheid op fouten en vertragingen aanzienlijk verkleind. Zo kan de HR afdeling, gemakkelijker communiceren met de finance afdeling bij een ziekmelding en kan de administratie de documenten makkelijk centraal opslaan en terug vinden.

Waarom papierloos werken?

De overstap naar papierloos werken belooft buitengewone voordelen. Het vermindert niet alleen de milieu-impact door papiervermindering en afvalreductie, maar verbetert ook de efficiëntie dankzij snellere informatie-toegang, betere digitale samenwerking en gestroomlijnde workflows. Daarnaast minimaliseert automatisering menselijke fouten, zorgt het voor geavanceerde beveiligingsprotocollen & back-upsystemen en verminderd het de kosten door minder papier-, inkt- en opslaggebruik.

De toegevoegde waarde van RPA

De naadloze combinatie van Robotic Process Automation (RPA) met een digitaal business platform vormt een krachtige motor voor operationele efficiëntie. Door repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren, zoals gegevensinvoer, validatie en rapportgeneratie, stelt RPA medewerkers in staat zich te richten op waardevollere taken. Deze samenwerking elimineert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid. Een geïntegreerd RPA-framework binnen het digitale platform biedt real-time inzicht in procesprestaties en maakt aanpassingen mogelijk zonder complexe herconfiguratie. Deze samenvoeging stimuleert geoptimaliseerde werkprocessen en versterkt het papierloze, doeltreffende en duurzame aspect binnen de moderne zakelijke omgeving.

Kortom, papierloos werken met behulp van een digitaal business platform biedt talloze voordelen, variërend van verbeterde efficiëntie en samenwerking tot verminderde foutgevoeligheid. Terwijl bedrijven streven naar innovatie en optimalisatie, vormt deze ontwikkeling naar een digitale werkomgeving een cruciale stap op weg naar een succesvolle en duurzame toekomst.