BPMN 2.0

Modelleren van bedrijfsprocessen

Elke organisatie zit vol met processen, deze processen bestaan uit activiteiten, taken en beslissingen met elk een ander doel. Toch is nog niet iedereen zich er bewust van maar alle bedrijfsactiviteiten kunnen procesmatig worden benaderd. BPMN houdt zich bezig met het vastleggen van deze processen, maar wat is BPMN nou precies?

Wat is BPMN?

BPMN staat voor Business Process Model and Notation en wordt ingezet voor het modelleren van bedrijfsprocessen en het weergeven van deze processen in een Business Proces Model (BPM). Met BPMN kun je het bedrijfsprocesmanagement verduidelijken voor iedere werknemer, zowel voor de technische als de niet-technische werknemer. Op deze manier wordt het proces voor iedere stakeholder makkelijk te begrijpen. Kortom, BPMN overbrugt de kloof tussen het doel van het proces en de implementatie ervan, door de juiste informatie te geven en duidelijkheid te scheppen over de volgorde van bedrijfsactiviteiten.

Inhoud

Modelleren

Door de processen in kaart te brengen volgens gestandaardiseerde regels, oftewel te modelleren, krijg je op een eenvoudige en overzichtelijke manier in beeld welke acties, taken en beslissingen worden genomen binnen een bepaald proces. Zo voorkom je miscommunicatie en zit iedereen op dezelfde lijn. Door de stappen gedetailleerd uit te werken wordt er duidelijk wie welke taak verricht op welk moment. Deze stappen worden binnen het proces aangegeven met verschillende symbolen.

De symbolen

Binnen het proces worden verschillende symbolen gebruikt. Ieder symbool geeft een actie of een moment weer en heeft elk een eigen betekenis.

Gebeurtenissen worden aangegeven met een cirkel. Deze hebben ieder een andere vertaling naar een gebeurtenis, zoals het begin, tussentijdse of eindgebeurtenis. Binnen een gebeurtenis vindt een activiteit plaats die door iets of iemand moet worden uitgevoerd. Deze taken worden weergegeven in een vorm met daarin een symbool van de taak.

Daarnaast geeft een poort een beslissingsmoment aan. Op dit moment kan het pad van het proces veranderen, het is een overgang op basis van een voorgaande gebeurtenis. De poorten hebben een ruit-vorm.

Er zijn natuurlijk verschillende symbolen beschikbaar. Hieronder geven wij alvast de belangrijkste en meest voorkomende symbolen weer:

Bizagi Symbolen

Verbindende objecten

Binnen de verbindende objecten worden verschillende stromingen aangegeven binnen het proces. Een sequentiestroom geeft de volgorde waarin activiteiten uitgevoerd moeten worden aan. Hiervoor worden rechte solide lijnen met een pijl gebruikt. Deze kunnen bochten maken, maar alleen horizontaal of verticaal in hoeken van 90 graden.

Sequentiestroom
Sequentiestroom connectie

Vervolgens heb je een berichtenstroom, deze geeft berichten weer die door verschillende banen in het ‘zwembad’ stromen, een baan representeert een afdeling of een verantwoordelijke. De berichtenstroom geeft de grens tussen verschillende afdelingen aan en wordt weergegeven met een stippellijn, die begint met een cirkel en een pijl aan het einde.

Berichtenstroom
Berichtenstroom connectie

Als laatste bestaat er een associatie, deze legt een verband tussen een artefact of de beschrijving met een activiteit, gebeurtenis of een poort. Deze wordt aangegeven met een stippellijn.

Zwembaden en banen in een BPMN-Diagram

Alle processen zijn weergegeven in een zwembad; het zwembad staat voor de organisatie van het proces.

De zwembanen die je ziet in een BPMN-diagram worden gebruikt om aspecten van een proces te organiseren. Dit kunnen verschillende afdelingen, bedrijven of verantwoordelijken zijn. Ze organiseren naast activiteiten in aparte categorieën ook vertragingen, inefficiënties en de verantwoordelijken voor de stappen in het proces.

Daarnaast bestaan er ook milestones. Dit zijn onderverdelingen van een proces die als referentiepunten worden gebruikt. Ze helpen de verschillende stadia van het proces te begrijpen.

Artefacten

Bij artefacten gaat het om extra informatie die ontwikkelaars kunnen toevoegen aan het proces. Zo krijgt het diagram meer details. Er zijn verschillende soorten artefacten:

  • Dataobject – Specifieke gegevens die nodig zijn voor een activiteit.
  • Groep – Een logische groepering van activiteiten.
  • Annotatie – Meer informatie over een deel van het diagram.

Sub-proces

Binnen processen kunnen meerdere processen plaatsvinden, deze noem je sub-processen. Een sub-proces is een proces op zich, waarvan de functionaliteit deel uitmaakt van een groter proces. In het diagram worden deze met een plusje aangegeven zoals in de afbeelding te zien is.

Try to keep it simple

Om het proces begrijpelijk te maken voor verschillende stakeholders, is het essentieel dat het diagram simpel en overzichtelijk blijft. Evalueer het proces goed en denk na over de stappen binnen het proces. Is elke stap nodig? Kan deze anders worden gedaan? Door kritisch te kijken naar je proces leer je hoe je effectiever te werk kan gaan. Om BPMN onder de knie te krijgen is veel oefenen ook belangrijk, tijdens het uitvoeren zul je veel leren over hoe je het best je proces kan weergeven.

Simplicity in tasks

Zoals in de afbeelding te zien is kunnen 3 verschillende stappen bijvoorbeeld ook in een stap worden opgenomen. Op deze manier houd je het overzichtelijk. Daarnaast is het belangrijk dat je begint met een werkwoord zodat duidelijk is welke actie gedaan moet worden. In de afbeelding zie je ‘perform task’, dit betekent het uitvoeren van een taak. Zo voorkom je eventuele miscommunicatie binnen het proces.

Voorkom dubbele lijnen

Binnen het proces van het indiceren van de activiteiten en deze proberen weer te geven kunnen snel fouten ontstaan in het ontwerp. Het is belangrijk dat er geen lijnen door elkaar lopen, naast elkaar lopen en dat er geen lijnen in tegengestelde richting wijzen. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid, en dit is nou net niet de bedoeling van een BPMN-proces.

In het kort

In dit artikel hebben wij je een inzicht gegeven in BPMN. Om kort samen te vatten zijn dit de belangrijkste voordelen:

  • Ondersteuning van het beheer van bedrijfsprocessen
  • Makkelijk te begrijpen
  • Geeft betekenis aan complexe processen
  • Geen miscommunicatie tussen verschillende afdelingen

 

Neem contact met ons op en laten we samen kijken hoe we deze voordelen voor jou realiteit kunnen maken!