BPMN 2.0

BPMN; Visuele bedrijfsprocessen

Elke organisatie zit vol met processen en elk proces heeft een ander doel. Elke handeling binnen een organisatie is deel van een proces en niet iedereen is zich hiervan bewust. Dit is jammer, want het inzichtelijk maken van bedrijfsprocessen levert enorm veel waarde op!  

Wat is BPMN?

BPMN staat voor Business Process Model and Notation en wordt ingezet voor het modelleren van bedrijfsprocessen en het weergeven van deze processen in een Business Proces Model (BPM). Met BPMN maak je het bedrijfsproces visueel. Makkelijk te begrijpen voor iedereen in de organisatie. BPMN overbrugt de kloof tussen het doel van het proces en de implementatie ervan, wat de mogelijkheid geeft om het proces te tweaken, continu te verbeteren en de hele organisatie hierin mee te nemen.

BPMN Modelleren

Door de processen in kaart te brengen volgens gestandaardiseerde regels, oftewel te modelleren, krijg je op een eenvoudige en overzichtelijke manier in beeld welke acties, taken en beslissingen worden genomen binnen een bepaald proces. Zo voorkom je miscommunicatie en zit iedereen op dezelfde lijn. Door de stappen gedetailleerd uit te werken wordt er duidelijk wie, wanneer en welke taak verricht. Deze stappen worden binnen het proces aangegeven met verschillende symbolen.

De symbolen

Binnen het proces worden verschillende symbolen gebruikt. Ieder symbool geeft een actie of een moment weer en heeft elk een eigen betekenis.

Gebeurtenissen worden aangegeven met een cirkel. Deze hebben ieder een andere vertaling naar een gebeurtenis, zoals het begin, tussentijdse of eindgebeurtenis. De groene cirkels zijn allemaal gerelateerd aan een startgebeurtenis. Bijvoorbeeld het Timer symbool; iedere week wordt de marketing kalender doorgelopen en aangepast. De rode cirkels zijn verwant aan eind gebeurtenissen. Alle andere taken en activiteiten vinden tussen de groene en de rode cirkel plaats.

Elk proces heeft een activiteit die door iets of iemand moet worden uitgevoerd. Deze taken worden weergegeven met blauwe vierkanten. Er zijn verschillende tekens binnen de blauwe vierkanten mogelijk zoals een script of een service. Dit houdt in dat er geen manuele taak vast zit aan deze activiteit, maar dat deze automatisch gebeurt.

De ruit-vormen geven een beslissingsmoment aan (ook wel gateways genoemd). Op dit moment kan het pad van het proces veranderen, het is een overgang op basis van een voorgaande gebeurtenis. Bijvoorbeeld een exclusieve gateway; als het bedrag groter is dan 1.000 euro dan moet er goedkeuring komen van de directe manager, anders niet.

Hieronder geven wij de belangrijkste en meest voorkomende symbolen weer:

Bizagi Symbolen

Flow objecten

Flow objecten geven verschillende stromingen aan in het proces. Een sequentiestroom geeft de volgorde waarin activiteiten uitgevoerd worden aan. Hiervoor worden rechte lijnen met een pijl gebruikt. Deze kunnen bochten maken, maar alleen horizontaal of verticaal in hoeken van 90 graden.

Sequentiestroom
Sequentiestroom connectie

Daarnaast is er een associatielijn. De associatielijn gaat vrijwel altijd naar een opmerkingen wolk waarin opmerkingen kunnen worden geplaatst. Deze wordt aangegeven met een stippellijn.

Berichtenstroom
Associatie

Pools en lanes in BPMN

Het gehele proces noemen we een pool. Zie bijvoorbeeld de procesplaat hieronder. Dit gehele proces gaat over het registreren, beheren en goedkeuren van een project. De pool zou in dit geval de naam kunnen hebben: ‘projectbeheer’. Binnen de pool zijn verschillende swimming lanes. De lanes zijn gelijk aan de rollen of posities die verschillende taken moeten uitvoeren (werknemer, finance en directie). Dit maakt het duidelijk wie elke stap uitvoert. In de verticale banen worden milestones weergegeven. Dit proces heeft twee milestones: 1. Registreren van het project en 2. beheren en goedkeuren van het project. 

Sub-proces

Binnen processen kunnen meerdere processen plaatsvinden, deze noem je sub-processen. Een sub-proces is een proces op zich, waarvan de functionaliteit deel uitmaakt van een groter proces. In het diagram worden deze met een plusje aangegeven zoals in de afbeelding te zien is. In dit voorbeeld wordt er een aanvraag gedaan voor een reis, waarna vervolgens het bookings proces wordt afgetrapt. Binnen het bookings proces kunnen verschillende stappen zitten zoals een approval flow en de opdracht om een reis te boeken.

Try to keep it simple

Om het proces begrijpelijk te maken voor verschillende stakeholders, is het essentieel dat het diagram simpel en overzichtelijk blijft. Evalueer het proces goed en denk na over de stappen binnen het proces. Is elke stap nodig? Kan deze anders worden gedaan? Door kritisch te kijken naar je proces leer je hoe je effectiever te werk kan gaan. Om BPMN onder de knie te krijgen is veel oefenen ook belangrijk, tijdens het uitvoeren zul je veel leren over hoe je het best je proces kan weergeven.

Simplicity in tasks

Zoals in de afbeelding te zien is kunnen 3 verschillende stappen bijvoorbeeld ook in een stap worden opgenomen. Op deze manier houd je het overzichtelijk. Een belangrijk aspect is dat iedere activiteit een beschrijvende naam heeft. Het moet in één oogopslag duidelijk zijn welke taak uitgevoerd moet worden. Pro tip: begin met een werkwoord zodat duidelijk is welke actie gedaan moet worden. Zo voorkom je eventuele miscommunicatie binnen het proces.

Voorkom dubbele lijnen

Binnen het proces van het indiceren van de activiteiten en deze proberen weer te geven kunnen snel fouten ontstaan in het ontwerp. Het is belangrijk dat er geen lijnen door elkaar lopen, naast elkaar lopen en dat er geen lijnen in tegengestelde richting wijzen. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid, en dit is nou net niet de bedoeling van een BPMN-proces.

In het kort

In dit artikel hebben wij je een inzicht gegeven in BPMN. Om kort samen te vatten zijn dit de belangrijkste voordelen:

  • Ondersteuning van het beheer van bedrijfsprocessen
  • Makkelijk te begrijpen
  • Geeft betekenis aan complexe processen
  • Geen miscommunicatie tussen verschillende afdelingen

 

Neem contact met ons op en laten we samen kijken hoe we deze voordelen voor jou realiteit kunnen maken!