BPMN 2.0

BPMN; Visuele bedrijfsprocessen

Elke organisatie zit vol met processen en elk proces heeft een ander doel. Elke handeling binnen een organisatie is deel van een proces en niet iedereen is zich hiervan bewust. Dit is jammer, want het inzichtelijk maken van bedrijfsprocessen levert enorm veel waarde op!  

Wat is BPMN?

BPMN staat voor Business Process Model and Notation en wordt ingezet voor het modelleren van bedrijfsprocessen en het weergeven van deze processen in een Business Proces Model (BPM). Met BPMN maak je het bedrijfsproces visueel. Makkelijk te begrijpen voor iedereen in de organisatie. BPMN overbrugt de kloof tussen het doel van het proces en de implementatie ervan. Dit geeft mogelijkheid om het proces te tweaken, continu te verbeteren en de hele organisatie hierin mee te nemen.

BPMN Modelleren

Door de processen in kaart te brengen volgens gestandaardiseerde regels, oftewel te modelleren, krijg je op een eenvoudige en overzichtelijke manier in beeld welke acties, taken en beslissingen worden genomen binnen een bepaald proces. Zo voorkom je miscommunicatie en zit iedereen op dezelfde lijn. Door de stappen gedetailleerd uit te werken krijg je inzicht in wie, wanneer en welke taak verricht. Deze stappen geven we binnen het proces aan met verschillende symbolen.

De symbolen van BPMN

Ieder symbool geeft een actie of een moment weer en heeft elk een eigen betekenis. Gebeurtenissen worden aangegeven met een cirkel. Deze hebben ieder een andere vertaling naar een gebeurtenis, zoals het begin, tussentijdse of eindgebeurtenis. De groene cirkels zijn allemaal gerelateerd aan een startgebeurtenis. Bijvoorbeeld het Timer symbool; iedere week wordt de marketing kalender doorgelopen en aangepast. De rode cirkels zijn verwant aan eindgebeurtenissen. Alle andere taken en activiteiten vinden hiertussen plaats.

Elk proces heeft een activiteit die door iets of iemand moet worden uitgevoerd. Deze taken geven we weer met blauwe vierkanten. Er zijn verschillende tekens binnen de blauwe vierkanten mogelijk, zoals een script of een service. Dit houdt in dat er geen manuele taak aan deze activiteit vastzit, maar dat het automatisch gebeurt.

De ruitvormen geven een beslissingsmoment aan (ook wel gateways genoemd). Op dit moment kan het pad van het proces veranderen, het is een overgang op basis van een voorgaande gebeurtenis. Bijvoorbeeld een exclusieve gateway; als het bedrag groter is dan 1.000 euro dan moet er goedkeuring komen van de directe manager, anders niet.

Hieronder geven wij de belangrijkste en meest voorkomende symbolen weer:

Bizagi Symbolen

Flowobjecten

Flowobjecten geven verschillende stromingen aan in het proces. Een sequentiestroom geeft de volgorde waarin activiteiten uitgevoerd worden aan. Hiervoor worden rechte lijnen met een pijl gebruikt. Deze kunnen bochten maken, maar alleen horizontaal of verticaal in hoeken van 90 graden.

Sequentiestroom
Sequentiestroom connectie

Daarnaast is er een associatielijn. De associatielijn gaat vrijwel altijd naar een opmerkingwolk waarin opmerkingen kunnen worden geplaatst. Deze geven we aan met een stippellijn.

Berichtenstroom
Associatie

Pools en lanes in BPMN

Het gehele proces noemen we een pool. Zie bijvoorbeeld de procesplaat hieronder. Dit gehele proces gaat over het registreren, beheren en goedkeuren van een project. De pool zou in dit geval de naam kunnen hebben: ‘projectbeheer’. Binnen de pool zijn verschillende swimming lanes. De lanes zijn gelijk aan de rollen of posities die verschillende taken moeten uitvoeren (werknemer, finance en directie). Dit maakt het duidelijk wie elke stap uitvoert. In de verticale banen worden milestones weergegeven. Dit proces heeft twee milestones: het registreren van het project, en het beheren en goedkeuren van het project. 

Sub-proces

Binnen processen vinden mogelijk meerdere sub-processen plaats. Een sub-proces is een proces op zich, waarvan de functionaliteit deel uitmaakt van een groter proces. In het diagram worden deze met een plusje aangegeven, zoals in de afbeelding te zien is. In dit voorbeeld wordt er een reis aangevraagd, waarna vervolgens het boekingsproces begint. Binnen het boekingsproces kunnen verschillende stappen zitten, zoals een approval flow en de opdracht om een reis te boeken.

Try to keep it simple

Om het proces begrijpelijk te maken voor verschillende stakeholders is het essentieel dat het diagram simpel en overzichtelijk blijft. Evalueer het proces goed en denk na over de stappen binnen het proces. Is elke stap nodig? Zijn er alternatieven voor? Door kritisch te kijken naar je proces leer je hoe je effectiever te werk kan gaan. Om BPMN onder de knie te krijgen is veel oefenen ook belangrijk, tijdens het uitvoeren zul je veel leren over hoe je het best je proces weer kan geven.

Simplicity in tasks

Zoals in de afbeelding te zien is, is het mogelijk om drie verschillende stappen in één stap op te nemen. Op deze manier houd je het overzichtelijk. Een belangrijk aspect is dat iedere activiteit een beschrijvende naam heeft. Het moet in een oogopslag duidelijk zijn welke taak uitgevoerd moet worden. Pro tip: begin met een werkwoord zodat duidelijk is om welke actie het gaat. Zo voorkom je eventuele miscommunicatie.

Voorkom dubbele lijnen

Binnen het proces van het indiceren van de activiteiten en deze proberen weer te geven zit een fout in het ontwerp in een klein hoekje. Het is belangrijk dat er geen lijnen door elkaar lopen of naast elkaar lopen, en dat er geen lijnen in tegengestelde richting wijzen. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid en dat is nou net niet de bedoeling van een BPMN-proces.

In het kort

In dit artikel gaven wij je een inzicht in BPMN. Om kort samen te vatten zijn dit de belangrijkste voordelen:

  • Ondersteuning van het beheer van bedrijfsprocessen
  • Makkelijk te begrijpen
  • Geeft betekenis aan complexe processen
  • Geen miscommunicatie tussen verschillende afdelingen

 

Laten we samen kijken hoe we deze voordelen voor jou realiteit kunnen maken!