Manter International

De situatie bij Manter International

Manter International in Emmen ontwerpt en bouwt weeg- en verpakkingsmachines voor de wereldwijde aardappel-, ui-, groente- en fruitsector. Hun bedrijfsvoering draait al jaren op TAWIN, een Thinkwise-implementatie waarin verkoop, inkoop, service en productie samenkomen.

Ruim 14.000 documenten per jaar — verkoopbonnen, offertes, facturen, afleverbonnen, inkoopbonnen en offerte-aanvragen — werden stuk voor stuk handmatig verwerkt: PDF afdrukken, lokaal opslaan, nieuwe mail openen, ontvangers opzoeken, bijlage toevoegen, versturen. Bij sommige klanten gingen verkoopfacturen naar 10 of meer ontvangers tegelijk.

De uitdaging

Het handmatige proces had twee concrete gevolgen die de bedrijfsvoering raakten:

• Inkoop vergat regelmatig een PO te mailen, met leveringsvertragingen als direct gevolg.
• Medewerkers klikten continu heen en weer tussen ERP en mailclient — bij elk van die 14.000 documenten opnieuw.

De logische vraag was: zoeken we een losse mailtool en integreren die, of bouwen we dit gewoon bij in het bestaande platform?

De aanpak

We zijn samen met Manter begonnen bij de business case: hoeveel documenten, hoeveel tijd per stuk, hoe vaak gaat hetzelfde document twee of drie keer de deur uit. Daarna zijn alle discussiepunten uitgewerkt — DESADV bij afleverbonnen, het bewaren van mailthreads bij offertes, fiatteringsmogelijkheden voor later — en zijn de zes documentsoorten in scope gezet.

De oplossing is volledig als module aan TAWIN toegevoegd, op de schermen waar de documenten ook worden aangemaakt. Geen nieuw systeem, geen nieuwe leverancier, geen nieuwe integratie.

Wat de module doet

• Eén document of een volledige batch versturen in één handeling
• Ontvangers automatisch opgehaald van de contactpersonen van debiteur of crediteur, inclusief vastgelegde documentsoorten en taalvoorkeur (NL / EN / DE)
• Een bewerk-stap vóór verzending: onderwerp, tekst, ontvangers en bijlagen nog aanpasbaar per document
• Automatische detectie van significante wijzigingen na verzending (artikelen, aantallen, prijzen, afleverdatum) met afwijkend onderwerp "Let op! Wijziging!"
• PDF-archief op de netwerkschijf, gestructureerd per documentsoort
• Volledige logging via een mailgeschiedenis-tab direct op het documentscherm

De resultaten

• 118 tot 237 uur tijdsbesparing per jaar voor verkoop, inkoop en service — in de praktijk hoger, omdat veel documenten meermaals worden verstuurd
• Geen vergeten PO's meer richting leveranciers, en daarmee minder leveringsvertragingen
• Uniforme, professionele uitstraling in drie talen
• Medewerkers werken vanuit één scherm: geen geklik meer tussen ERP en mailclient

Wat dit laat zien

Voor Manter is dit niet de eerste keer dat TAWIN wordt uitgebreid in plaats van aangevuld met iets nieuws. Wat vandaag een mailmodule is, was eerder een procesinegratie of een dashboard. Het platform groeit mee met de organisatie — en dat is precies de keuze die Manter keer op keer maakt.

Voor organisaties met een bestaand low-code ERP en een hoog transactievolume is de reflex om bij een nieuw knelpunt buiten het platform te zoeken vaak niet nodig. Het antwoord zit dikwijls in een nieuwe module bovenop wat er al staat.