Home Procesinnovatie bij RSO

Procesinnovatie bij RSO

De Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) had dringend behoefte aan geautomatiseerde oplossingen, in-house ontwikkeling en beheer. Nimble heeft RSO ondersteund bij de realisatie van een digitaal platform, het opleiden van een team van developers en de begeleiding op het gebied van change management. Zelfstandigheid bij innovatie heeft veel voordelen, zoals het niet afhankelijk zijn van verschillende externe partijen. Nimble werkte samen met RSO om de essentiële elementen binnen de organisatie te combineren volgens het Nimblicity concept 

De uitdaging

RSO is een professionele schoonmaakdienstverlener van en voor de  Nederlandse  overheid, waar prettige en schone werkplekken de belangrijkste doelstelling is . Sinds 2016 zorgt het RSO-team ervoor dat hun collega’s van de Nederlandse overheid kunnen werken op een schone, gezonde en prettige plek. In deze jonge organisatie moesten bedrijfsprocessen op een georganiseerde manier structuur krijgen door middel van digitalisering. Aangezien de werkprocessen snelle veranderingen ondergaan, was het nodig om de applicatie in-house te ontwikkelen. 

RSO merkte dat het gebrek aan goed georganiseerde werkprocessen leidde tot inconsistente en verloren  data. Hierdoor, is er miscommunicatie ontstaan over de lopende projecten en de verantwoordelijkheiden. Er was dringend behoefte aan een duidelijke structuur om het werkprocessen te verbeteren . Voorbeelden zijn het overmatig gebruik van e-mails en excelsheets. 

De oplossing

Bij RSO is de Learning@Work-methode toegepast, waarin Nimble een selecte groep RSO-medewerkers opleidde tot een team van developers. Dit team heeft samen met Nimble verschillende creatieve sessies gehouden om het ideale werkproces uit te stippelen. Met hulp van Nimble heeft het team deze processen in Bizagi uitgewerkt tot een digitaal platform . Na het uitvoeren van gebruikersacceptatietests en het implementeren van de feedback, is de applicatie geïntroduceerd bij alle medewerkers. RSO heeft flexibele bedrijfsprocessen nodig die gemakkelijk aan te passen zijn, om zo te verzekeren dat oplossingen snel geïmplementeerd kunnen worden. Dat is waarom een short cyclic delivery method is gebruikt. Elke twee weken vindt er een nieuwe release van functionaliteiten plaats. Deze werkwijze zorgt ervoor dat er snel kan worden bijgestuurd op basis van gebruikerstevredenheid. Volledig agile en voorbereid op de toekomst. 

De resultaten

Sinds de introductie van de applicatie ervaart RSO een betere coördinatie tussen verschillende afdelingen, minder leadtijd voor offertes, en meer gemak bij het opstellen van e-mails en templates. Het digitale platform van Bizagi legt metadata vast, zodat medewerkers continu op de hoogte zijn van wie er aan een project werkt en in welke fase het project zich bevindt. Daarnaast geeft het inzicht in de hoeveelheid tijd die aan taken wordt besteed. Dit zorgt ervoor dat mogelijke verbeteringen in het werkproces zich voordoen en leadtijden worden verkort. Het resultaat: meer grip op de organisatie. 

We zijn er trots op dat RSO laat zien dat door de Learning@Work-methode organisaties niet zijn gebonden aan dure consultants om digitale bedrijfsprocessen te beheren, en de veiligheid, efficiëntie en effectiviteit van hun applicaties te bewaken. RSO beheert het digitale platform volledig in-house. Hierdoor zijn ze niet afhankelijk van een extern IT-bedrijf en kunnen ze snel schakelen naar de wensen van gebruikers.