RSO Logo

De Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) was dringend behoefte aan geautomatiseerde oplossingen, in-house ontwikkeling en beheer. Nimble heeft RSO ondersteund met de realisatie van een digitaal platform, het opleiden van een team ontwikkelaars en de begeleiding op het gebied van change management. De zelfstandigheid in innovatie kent vele voordelen, zoals het niet afhankelijk zijn van verschillende externe partijen. Nimble ging samen met RSO aan de slag om de essentiële elementen binnen de organisatie te combineren om zo het Nimblicity concept te kunnen waarborgen.

Uitdaging

RSO is de vakkundige schoonmaakdienstverlener van en voor de Rijksoverheid, waarbij plezierige en schone werkplekken centraal staan. Het team van RSO zorgt er sinds 2016 voor dat hun collega’s van de Rijksoverheid kunnen werken op een schone, gezonde en prettige plek. Bij deze jonge organisatie moesten bedrijfsprocessen op gestructureerde wijze ingericht worden binnen de Rijksomgeving middels digitalisering. Aangezien de werkprocessen snelle veranderingen ondergaan, wilden ze de ontwikkeling van de applicatie in eigen beheer.

RSO merkte dat het gebrek aan een goed ingericht werkproces leidde tot verloren- en inconsistente data. Er ontstond veel miscommunicatie over lopende projecten en ieders verantwoordelijkheden. Er was dringend behoefte aan een duidelijke structuur. 

Oplossing

Bij RSO is de ‘Learning at Work’ methode toegepast, waarbij Nimble een geselecteerd aantal RSO-medewerkers heeft opgeleid tot een team ontwikkelaars. Dit team heeft samen met Nimble diverse creatieve sessies gehouden om het ideale werkproces uit te tekenen. Het team heeft met behulp van Nimble deze processen uitgewerkt in een digitaal platform via Bizagi.  Na het uitvoeren van gebruikers-acceptatietesten en het implementeren van de feedback, is de applicatie geïntroduceerd aan alle medewerkers. RSO wil flexibele bedrijfsprocessen die eenvoudig aan te passen zijn zodat oplossingen snel geïmplementeerd kunnen worden. Daarom is gekozen voor een Kort Cyclische Oplevering methode. Iedere twee weken vindt een nieuwe release aan functionaliteiten plaats. Deze methode zorgt ervoor dat er snel bijgestuurd kan worden op basis van gebruikerstevredenheid. Volledig agile en voorbereid op de toekomst.

Resultaat

Sinds de introductie van de applicatie ondervindt RSO betere coördinatie tussen verschillende afdelingen, verlaagde doorlooptijden voor offertes, en meer gemak bij het opstellen van mails en templates. Het digitale platform van Bizagi legt metadata vast, waardoor werknemers continu op de hoogte zijn wie werkt aan een project en in welke fase het project zich bevindt. Het biedt inzicht in de hoeveelheid tijd die aan taken besteed wordt. Daardoor komen verbeterpunten in het werkproces naar voren en worden doorlooptijden verkort. Dit resulteert in een betere grip op de organisatie.

Wij zijn er trots op dat RSO laat zien dat via de Learning at Work methode organisaties niet vastzitten aan dure consultants om digitale bedrijfsprocessen te beheren en de veiligheid, efficiëntie en effectiviteit van de applicaties te bewaken. RSO heeft het digitale platform volledig in eigen beheer. Daardoor zijn zij niet afhankelijk van een extern IT-bedrijf en kan er snel geschakeld worden op de behoeften van gebruikers.

Ben jij benieuwd hoe Learning at Work van toepassing kan zijn op jouw organisatie? Neem contact met ons op!

Er is binnen no-time een applicatie gerealiseerd binnen de Rijksomgeving, volledig volgens alle geldende AVG-regels. Dat was best een uitdaging wegens de goed beveiligde systemen die gekoppeld moesten worden aan het digitale business platform.