De unieke propositie van verbinden en belangen behartigen leidt tot zeer bijzondere en ongewone processen, waarbij het lastig bleek om goede ondersteuning te vinden. De hoeveelheid data nam toe in termen van relaties, contacten, initiatieven, subsidieregelingen et cetera. Eigenlijk alles waar NMT zich mee bezig houdt is gedurende de afgelopen jaren steeds uitgebreider geworden.

In de loop der jaren is er een verzameling aan applicaties ontstaan in het IT-landschap om die functie te ondersteunen, zoals een e-mailprogramma, een ERP-systeem, een CRM-systeem, een financieel pakket, specifieke programma’s voor het delen van kennis in de markt et cetera. Het gebruik van Excel voert ondanks alles nog steeds de boventoon.

NMT had het gevoel onvoldoende gebruik te maken van de mogelijkheden die de IT-technologie tot dat moment aan haar bood. NMT stelde Nimble voor de uitdaging haar op strategisch vlak te ondersteunen en tevens een rol te nemen in de executie.

Uitdaging

De uitdaging voor NMT ‒ en dus Nimble ‒ is dat de wijze waarop wordt omgegaan met lidmaatschapsinformatie, de manier waarop de inzet van medewerkers verantwoord moet worden naar leden en bijvoorbeeld subsidieverstrekkers uniek is in de markt. Tot dan toe werd er gebruikgemaakt van een EAP-systeem met CRM-oplossing, maar deze bood geen enkel inzicht in de data. Er was dus niet zozeer behoefte aan een managementsysteem maar juist aan een systeem dat de processen ondersteunt.

Daarnaast wilde NMT graag één waarheid realiseren. Een belangrijke uitdaging door de diversiteit aan applicaties voor de kleine organisatie die toch een tiental applicaties in lucht hield met allemaal losstaande databases.

Oplossing

Door middel van het in kaart brengen van de processen en deze in relatie te brengen tot de ondersteunende applicaties in de IT-architectuur, is een beeld ontstaan van de volledigheid en juistheid van de applicaties. De databases en ook de gaten (de zogenaamde gaps) die nog in de architectuur zaten zijn in kaart gebracht.

Vervolgens is met behulp van BPMN een nieuwe proces gedreven CRM-applicatie ontwikkeld die tegelijkertijd alle informatie in de organisatie met elkaar verbindt. Dus door de BPMN gebaseerde CRM-oplossing is tevens een API-netwerk middels de API’s en intusaties van MailPlus, Accountview et cetera tot stand gebracht. Een échte best of breed oplossing, het beste van elke applicatie wordt gebruikt en data wordt centraal opgeslagen.

Resultaten

De tot stand gekomen oplossing stelt de organisatie in staat om binnen één en hetzelfde platform data uit te voeren vanaf de eerste aanmelding van een lid tot en met de uitvoering van ledenevenementen en het registreren en goedkeuren van door Europese subsidies ondersteunde activiteiten die om urenverantwoording vragen.

Er is overzicht van de lopende projecten. Alle leden en haar werknemers zijn voor de gehele organisatie inzichtelijk. En een persoonlijke aanpak in het beheren van contactpersonen is mogelijk gemaakt door een op maat gemaakt CRM.

  • Implementatie van een best of breed structuur met een single source of truth
  • Daling in zoektijden
  • Verbetering van juistheid van de subsidie-administratie
  • Besef van het belang van processen
Visual uren registratie NMTVisual uren registratie NMT
NMT visual project overzichtNMT visual project overzicht