Documenten toegankelijk maken via slimme processen

De Koninklijke Bibliotheek (KB) staat bekend om haar grote assortiment aan bijzondere, vaderlands-gerelateerde werken. De bibliotheek heeft een uitgebreide collectie van bijzondere stukken, die zij op verzoek en zoveel als mogelijk wil delen met het publiek.  

Uitdaging: 

Voor de distributie van deze stukken en voor het dragen van de kosten van de organisatie achter de Koninklijke Bibliotheek was de bibliotheek op zoek naar een gedigitaliseerd proces voor het bestellen, raadplegen en uitsturen van verzoeken door klanten. De uitdagingen voor de bibliotheek zijn het integraal opstellen van een bibliothecair distributieproces waarbij ingelogd kan worden met generieke inlogaccounts, in dit geval Facebook, stukken welke in hoge resolutie beschikbaar zijn in een specifiek bestandsformaat binnen de bibliotheek en deze kunnen distribueren aan klanten, inclusief het toezien op de betaling en de communicatie met een betaalplatform gebaseerd op iDEAL.  

Oplossing: 

Voor de Koninklijke Bibliotheek bouwde Nimble Institute een platform waarop gebruikers met behulp van generieke accounts (Facebook log in, Google, Microsoft et cetera) in kunnen loggen en een selectie kunnen maken in de totale bibliotheek van de Koninklijke Bibliotheek, welke is ontsloten door middel van een API met de KB-database. De gebruiker is in staat om een aanvraag te selecteren, deze wordt opgepakt door een medeweker van de bibliotheek. De bibliotheek heeft ervoor gekozen om de bestanden niet rechtstreeks naar het internet te ontsluiten. Dit is een beveiligingsprincipe. De bestanden worden geselecteerd en vervolgens middels een web-API geconverteerd naar pdf‑formaat en na betaling door de cliënt geautomatiseerd verstuurd via e‑mail.  

Resultaat: 

Het resultaat is een geïntegreerd en veilig distributiesysteem voor grote bestanden in tiff-formaat welke, door gebruik te maken van online beschikbare tools, gecomprimeerd en geconverteerd worden en op een veilige manier na betaling worden gedistribueerd. De Koninklijke Bibliotheek had hiermee de mogelijkheid om het tot dan toe handmatige proces te versnellen en de procestijd met meer dan 90% te verkorten. Door de toegankelijkheid van titels in het publieke domein zijn de verkopen sterk toegenomen.