Cofco International Compliance- en Handel Automatisering

Cofco International Compliance- en Handel Automatisering

Over Cofco International

COFCO International is een bedrijf met sterke waarden en onze gedragscode bevat algemene verplichtingen en verantwoordelijkheden voor het zakendoen met de hoogste ethische normen. Integriteit Hotline biedt werknemers en belanghebbenden een mechanisme om problemen vertrouwelijk, anoniem en zonder angst voor represailles, aan te pakken.

Managementsamenvatting

“Verkoopautomatisering voor onze nieuwe interne Sales-afdeling gaat voornamelijk over het mogelijk maken van naadloze klantbetrokkenheid en het beheren van de end-to-end-uitvoering van inkomende aanvragen op een gestructureerde en effectieve manier”.

Uitdagingen

In de zeer intensieve administratieve processen van de internationale handel in voedingsmiddelen en diervoeders ondervond Cofco International verschillende inefficiënties in de activiteiten. Inefficiënties zoals dubbele en handmatige gegevensinvoer, die lage “First Time Right” veroorzaakten. Tijdens het proces werden veel documenten handmatig gegenereerd en bijgewerkt, dit handmatige documentbeheer was niet gestandaardiseerd en afgestemd op wettelijke en regelgevende vereisten, wat verschillende handmatige controles in het proces veroorzaakte, wat resulteerde in lange doorlooptijden. Het gebrek aan gestandaardiseerde manieren van werken veroorzaakt (in het algemeen) veel e-mailverkeer en een lage mate van continue verbetering, waardoor hogere risiconiveaus worden veroorzaakt dan nodig is in deze kapitaalintensieve onderneming.

Oplossing

Nimble Institute werkte samen met het team om de huidige staat van processen te analyseren en ontdekte, in nauwe samenwerking met het klantenteam, verschillende mogelijkheden om een ​​Digitaal Business Platform met Bizagi als ruggengraat te implementeren. Dit resulteerde in verschillende digitale processen voor de olie- en graandesk, de wereldwijde kwaliteitsafdeling en het presenteren van de processtatus (schepen en bestellingen) op een realtime dashboard. Een goed voorbeeld van de oplossing op het Digital Business Platform zijn de processen met betrekking tot oliecontracten. Bizagi verzorgt het volledige end-to-end proces van charterpartij, import van contracten, afhandeling van partnerontvangsten en letters of credits, tot 4 oogcontroles, genereren van (meer dan vijftig!) verschillende soorten documenten, beheer van papieren bestanden tot het ontvangen van de betalingen. Controle van de kwaliteitsvolle wereldwijde afdeling, uitgevoerd door externe auditors, is 1 op 1 geïntegreerd in het proces. Verontreinigingen of andere kwaliteitsproblemen? Iedereen die het moet weten, wordt automatisch geïnformeerd en de juiste acties worden ondernomen. Het unieke proces van wereldwijde handel in voedingsmiddelen en diervoeders was getransformeerd naar een gestandaardiseerd en digitaal proces, klaar voor uitvoering en voortdurende verbetering.

Nimble heeft de processen van Cofco echt tot leven gebracht. Door het gebruik van GPS-gegevens van de schepen kan Cofco de contractstatus relateren aan de werkelijke status van de schepen. Dit inzicht geeft een sterk verbeterde controle over het gehele proces, vermindert het risico en (bijvoorbeeld) minimaliseert de kosten voor boetes op oorsprong en / of bestemmingen.

Resultaten

Het Digital Business Platform bij Cofco wordt gerealiseerd in verschillende sprints, volgens de principes van agile. De oplossing zelf is op een agile manier gebouwd om snel in te kunnen spelen op veranderende behoeften dankzij nieuwe en bijgewerkte bedrijfsmodellen en snel veranderende regels en voorschriften. Het platform is geïntegreerd met het ERP-systeem van het bedrijf, waardoor het is verbonden en werknemers worden betrokken bij het gebruik ervan. Dit resulteert in een verbetering van de klantervaring door een afname van de doorlooptijd van 50% en een afname van de procestijd met meer dan 60%. Procesgerelateerde e-mails worden verminderd met meer dan 90% (!).

“Navigeren van verandering, het combineren van de kracht van mensen, processen en technologie. Dat is lenigheid”